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Conduire une réunion de projet
Intitulé :
Conduire une réunion de projet
Catégorie :
315 Management
Sous catégorie :
Chef de projet N2
Durée de la formation : 2
Objectif : maitrise
Dates et lieux :
Détails de l'objectif
Préparer et organiser les réunions de projet.
Adapter les méthodes et outils de conduite de réunion aux différents types de réunions de projet.
Animer avec efficacité une réunion de lancement, une réunion d'avancement, un comité de pilotage et une réunion de clôture.
Profils stagiaire
Chef de projet, responsable et manager de projet.
Directeur de projet et chargé de mission.
Acteur projet responsable de lots de travaux ou ayant à animer des réunions.
Prérequis
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Programme
1 Positionner les réunions d'un projet
Identifier les spécificités des réunions de projet et leurs objectifs propres.
Repérer les différents types de réunions liés au déroulement du projet.

2 Préparer les réunions de projet : définir la logique de progression et de production
Contribuer à un objectif du projet : focalisation sur le résultat du projet.
Contribuer à l'efficacité du management de projet : focalisation sur le processus projet.

3 Intégrer les spécificités de la communication
Réguler les passifs et les envahissants.
Repérer les phénomènes de groupe pour les utiliser.
Faire travailler ensemble des acteurs de niveaux hiérarchiques différents.

4 Conduire les réunions de projet
Passer de facilitateur à producteur de contenu.
Stimuler ou calmer les débats.
Respecter les objectifs et la durée des réunions.
Rédiger des comptes-rendus minutes et diffuser les décisions prises.

5 Zoom : "réunion de lancement"
Capter la culture et l'esprit du projet pour les transmettre.
Animer un team building particulier.
Oser des méthodes décalées pour que les contributeurs projet osent dans leurs actions.

6 Zoom : "réunion d'avancement"
Collecter au préalable les informations de "réalisé" et "reprévu".
Cultiver la transparence et le devoir d'alerte.
Le droit à l'erreur, point clé du succès durable des réunions d'avancement.

7 Zoom : "comité de pilotage"
Adapter les présentations pour aider à la décision.
S'assurer de la robustesse de la décision.
Susciter le soutien des décideurs.

8 Zoom : "réunion de clôture"
Identifier les différents types de clôture : de phase, de projet.
Tirer profit des constats réalisés.
Faire évoluer les règles de fonctionnement de l'équipe.
Méthode d’apprentissage Fiches outils au format carte à jouer récapitulant les points clés à utiliser pendant les réunions.
Simulation-atelier de plusieurs réunions, avec vidéo.
Une étude de cas fil rouge permet de situer les différentes réunions de projet.